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绩效考核体系的设计为了保证绩效考核实施的效果,应当如何来设计绩效考核体系呢?
一般来说,绩效考核体系的设计主要包括三个方面的内容:一是绩效考核目标的设置,二是绩效考核周期的确定,三是绩效考核主体的选择。
绩效考核目标,也可以称作绩效目标,是对员工在绩效考核期间工作任务和工作要求所做的界定,这是对员工进行绩效考核的参照系,绩效目标由绩效指标和绩效标准组成。
绩效指标是指绩效的维度,也就是说要从哪些方面来对员工的绩效进行考核。绩效指标的设置应当注意以下几个问题:
⑴绩效指标应当实际,就是说绩效指标应当根据员工的工作内容来确定。由于绩效考核的根本目的是用来改善员工工作业绩,因此绩效指标应当反映员工的工作内容,这样才有助于发现他们工作中的不足和问题,并有针对性的进行改进。在企业中,每个员工的工作内容都是不一样的,因此他们的绩效指标也应当是不同的。
⑵绩效指标应当有效,就是说绩效指标应当涵盖员工的全部工作内容,这样才能准确地评价员工的实际绩效。这包括两个方面的含义:一是指绩效指标不能有缺失,员工的全部工作内容都应当包括在绩效指标中;二是指绩效指标不能有溢出,职责范围以外工作内容不应当包括在绩效指标中,如图所示(图略)由上图可看出,有效的绩效指标是绩效指标和实际工作内容这两个圆重叠的部分,左边的阴影表示绩效指标的溢出,右边的阴影表示绩效指标的缺失。这两个圆重叠的部分越大,绩效指标的有效性就越高。为了提高绩效指标的有效性,应当依据工作说明书的内容来确定绩效指标。
⑶绩效指标应当具体,即指标要明确指出到底是考核什么内容,不能过于笼统,否则考核主体就无法进行考核。例如,在考核老师的工作业绩时,“授课情况”就是一个不具体的指标,因为授课情况涉及到很多方面的内容,如果使用这一指标进行考核,考核主体就无从下手,应当将它分解成以下几个具体的指标:“上课的准时性”、“讲课内容的逻辑性”、“讲课方式的生动性”,这样考核时就更有针对性。⑷绩效指标应当明确,即当指标有多种不同的理解时,应当清晰的界定其含义,不能让考核主体产生误解,例如对于“工程质量达标率”这一指标,就有两种不同的理解,一是指“质量合格的工程在已经完工的工程中所占的比率”,二是指“质量合格的工程在应该完工的工程中所占的比率”,这两种理解就有很大的差别,因此应当指明到底是按照哪种含义来进行考核。
⑸绩效指标应当具有差异性,这包括两个层次的含义:一是指对于同一个员工来说,各个指标在总体绩效中所占的比重应当有差异,因为不同的指标对员工绩效的贡献不同,例如对于总经理办公室主任来说,公关能力相对就比计划能力要重要。这种差异性是通过各个指标的权重来体现的。二是指对于不同的员工来说,绩效指标应当有差异,因为每个员工从事的工作内容是不同的,例如销售经理的绩效指标就应当和生产经理的不完全一样。此外,即便有些指标是一样的,但是权重也应当不一样,因为每个职位的工作重点不同。例如,计划能力对企业策划部经理的重要性就比对法律事务部经理的要大。
⑹绩效指标应当具有变动性,这也包括两个层次的含义:一是指在不同的绩效周期,绩效指标应当随着工作任务的变化而有所变化,例如,企业在下个月没有招聘的计划但是有对新员工培训的计划,那么人力资源经理下个月的业绩指标中就不应当设置有关招聘的指标,而应当增加有关培训的指标。二是指在不同的绩效周期,各个指标的权重也应当根据工作重点的不同而有所区别,职位的工作重点一般是由企业的工作重点决定的。例如,企业在下个月准备重点提高产品的质量,那么在整个绩效指标中,质量指标所占的比重就应当相应的提高,以引起员工对质量的重视。
绩效标准明确了员工的工作要求,也就是说对于绩效内容界定的事情,员工应当怎样来做或者做到什么样的程度,例如,“产品的合格率到达到90%”、“接到投诉后两天内给客户以满意的答复”等等。绩效标准的确定,有助于保证绩效考核的公正性,否则就无法确定员工的绩效到底是好还是不好。确定绩效标准时,应当注意以下几个问题:⑴绩效标准应当明确,按照目标激励理论的解释,目标越明确,对员工的激励效果就越好,因此在确定绩效标准时应当具体清楚,不能含糊不清,这就要求尽可能地使用量化的标准。为了便于大家的理解,我们来看一个例子,某公司对人力资源部招聘主管的绩效标准是这样规定的:
①收到其他部门的人力资源需求后,能够迅速的招聘到合适的人员;
这样的绩效标准就非常不明确,“能够迅速的招聘到合适的人员”,到底什么是迅速,一个星期还是两个星期,根本没有说清楚。“招聘成本比较低”,怎么样才算低,也没有规定具体。量化的绩效标准应当这样来规定:
①收到其他部门的人力资源需求后,在五个工作日内招聘到合适的人员;
②员工的招聘成本应控制在每人150-200元之间。
量化的绩效标准,主要有以下三种类型:一是数值型的标准,例如“销售额为50万”、“成本平均每个20元”、“投诉的人数不超过5人次”等;二是百分比型的标准,例如“产品合格率为95%”、“每次培训的满意率为90%”等;三是时间型的标准,例如“接到任务后3天内按要求完成”、“在1个工作日内回复应聘者的求职申请”等等。
绩效标准量化的方式则分为两种,一种是以绝对值的方式进行量化,比如上面所举的几个例子;另一种是以相对值的方式进行量化,比如“销售额提高10%”、“成本每个降低5元。这两种方式的本质其实是一样的,只是表现形式不同而已。
此外,有些绩效指标不可能量化或者量化的成本比较高,主要是能力和态度这些工作行为的指标,对于这些指标,明确绩效标准的方式就是给出行为的具体描述,例如对于谈判能力,就可以给出五个等级的行为描述,从而使这一指标的绩效标准相对比较明确,见表2:表2:谈判能力的绩效标准
S谈判能力极强,在与外部组织或个人谈判时,能够非常准确的引用有关的法规规定,熟练的运用各种谈判的技巧和方法,说服对方完全接受我方的合理条件,为公司争取到最大的利益。
A谈判能力较强,在与外部组织或个人谈判时,能够比较准确的引用有关的法规规定,比较熟练的运用各种谈判技巧和方法,能够说服对方基本接受我方的合理条件,为公司争取到了一些利益。
B谈判能力一般,在与外部组织或个人谈判时,基本上能够准确的引用有关的法规规定,运用到一些谈判的技巧和方法,在做出一些让步后能够与对方达成一致意见,没有使公司的利益受到损失。
C谈判能力较差,在与外部组织或个人谈判时,引用有关的法规规定时会出现一些失误,运用的谈判技巧和方法比较少,在做出大的让步后才能够与对方达成一致意见,使公司的利益受到一定的损失;有时会出现无法与对方达成一致意见的情况。
D谈判能力很差,在与外部组织或个人谈判时,引用有关的法规规定时出现相当多的失误,基本上不会运用谈判的技巧和方法,经常无法与对方达成一致意见,造成公司的利益受到大的损失。
⑵绩效标准应当适度,就是说制定的标准要具有一定的难度但是员工经过努力又是可以实现的,通俗地说就是“跳一跳可以摘到桃子”。这同样是源自于目标激励理论的解释,目标太容易或者太难,对员工的激励效果都会大大降低,因此绩效标准的制定应当在员工可以实现的范围内确定。
⑶绩效标准应当可变,这包括两个层次的含义:一是指对于同一个员工来说,在不同的绩效周期,随着外部环境的变化,绩效标准有可能也要变化。如对空调销售员来说,由于销售有淡季和旺季之分,因此在淡季的绩效标准就应当低于旺季。二是指对于不同的员工来说,即使在同样的绩效周期,由于工作环境的不同,绩效标准也有可能不同。仍以空调销售员为例,有两个销售员,一个在昆明工作,一个在广州工作,由于昆明的气候原因,人们对空调基本上没有需求,而广州的需求则比较大,因此这两个销售员的绩效标准就应当不同,在广州工作的销售员,绩效标准就应当高于在昆明工作的销售员。二、绩效考核周期
绩效考核周期,也可以叫做绩效考核期限,就是指多长时间对员工进行一次绩效考核。由于绩效考核需要耗费一定的人力、物力,因此考核周期过短,会增加企业管理成本的开支;绩效考核周期过长,又会降低绩效考核的准确性,不利于员工工作绩效的改进,从而影响到绩效管理的效果。绩效考核周期的确定,要考虑到以下几个因素:
不同的职位,工作的内容是不同的,因此绩效考核的周期也应当不同。一般来说,职位的工作绩效比较容易考核的,考核周期相对要短一些,例如,工人的考核周期相对就应当比管理人员的要短。其次,职位的工作绩效对企业整体绩效的影响比较大的,考核周期相对要短一些,这样有助于及时发现问题并进行改进,例如,销售职位的绩效考核周期相对就应当比后勤职位的要短。
不同的绩效指标,其性质是不同的,考核的周期也应当不同。一般来说,性质稳定的指标,考核周期相对要长一些;相反,考核周期相对就要短一些。例如,员工的工作能力比工作态度相对要稳定一些,因此能力指标的考核周期相对比态度指标就要长一些。
在确定考核周期时,还应当考虑到绩效标准的性质,就是说考核周期的时间应当保证员工经过努力能够实现这些标准。这一点其实是和绩效标准的适度性联系在一起的,如“销售额为50万”这一标准,按照经验需要2周左右的时间才能完成,如果将考核周期定为1周,员工根本就无法完成;如果定为4周,又非常容易实现,在这两种情况下,对员工的绩效进行考核都是没有意义的。
考核主体是指对员工的绩效进行考核的人员,经过近几年的发展,大部分企业在实施绩效考核时,基本上都已经抛弃了被考核者的上级作为单一考核主体的做法,而是普遍引入了360的考核,以期实现绩效考核的公平性和客观性。但是由于多数企业并没有真正理解360考核,因此在设置考核主体时就出现了问题。这些企业规定所有的考核指标都要由被考核者的上级、同级和下级进行评价,只是不同的考核主体在考核结果的最终计算中所占的比重不同而已。这种做法看似是公平了,其实却蕴含了更大的不公平。我们知道,被考核者的考核内容是由一系列考核指标组成的,不同的主体对不同的考核指标的了解程度是不同的,有些考核指标被考核者的上级最为了解,如被考核者的工作业绩、业务知识等;有些考核指标被考核者的同级知道的最清楚,如被考核者的沟通协调能力、协作性等;而有些考核指标只有被考核者的下级才最了解,如被考核者培育下属的能力等。如果让不了解某项考核指标的主体来对这项指标进行评价,那么评价的结果就很值得怀疑了。为了保证绩效考核的客观公正,应当根据考核指标的性质来选择考核主体,选择的考核主体应当是对考核指标最为了解的,如“协作性”由同事进行考核,“培养下属的能力”由下级进行考核,“服务的及时性”由客户进行考核等等。由于每个职位的绩效目标都由一系列的指标组成,不同的指标又由不同的主体来进行考核,因此每个职位的评级主体也有多个。此外,当不同的考核主体对某一个指标都比较了解时,这些主体都应当对这一指标做出考核,以尽可能地消除考核的片面性。
企业的绩效体系设计步骤(绩效体系设计八步法):
1、工作分析:工作分析是企业管理和人力资源管理的基础,通过工作分析,能得出各岗位的工作内容、工作内容量化要求、工作的重要性,这些都是绩效考核的重要依据文件。
绩效考核指标来源:公司目标和计划;公司/部门短板解决方案;部门职能和任务;岗位核心职能。
1、分解公司短板和重点工作计划,根据上一年业绩实际完成情况制定下一年公司的业绩实现目标:如销售额/利润额/市场占有率/研发,制订年度经营目标。从销售、技术、核心项目角度分析业务短板,找到那些执行差的项目、未执行的项目,从而制订相关策略,实现目标。
2、分解岗位职责:设计三级指标机制。高层考核指标:按年度考核,以公司总体经营结果为准。中层考核指标:考核周期季度考核/年度汇总,以承担职能和任务为主,基于部门短板/核心职能。员工考核指标,考核周期月度/季度考核,以岗位核心职能为设计依据。
3、招聘专员考核指标:招聘完成率、招聘及时率、招聘费用控制、重点岗位人员储备、试用期员工转正率、对用人部门招聘辅导、部门经理投诉等。
绩效考核实施流程:整个考核过程应该透明,双方达成共识,取得统一。人力资源部负责计算考核得分、报审评估,备案各类考核文件、资料。
参考资料来源:百度百科-绩效考核体系
对待绩效考核,我们不能简单地把它等同于绩效管理,二者既有联系又有区别。绩效考核仅仅是绩效管理这根管理链条上的一个环节,与其它四部分共同组成一个整体。盲目地把绩效考核当作绩效管理,不但使绩效考核的作用大打折扣,而且也会对绩效管理产生抵触情绪,无法体现绩效管理的价值。
对许多企业来说,“绩效管理”是个耳熟能详的词汇。从部门经理到基层员工,它经常被大家挂在嘴边,似乎人人都知道什么是绩效管理,如何搞绩效管理。但是在现实中,我们看到的情景却是:每逢年终,人力资源部门照例印制、下发考核表格给各部门、员工们忙着在表格中写自我评价,再被部门经理约上面谈一二十分钟、部门经理在考核表上加入一些轻描淡写的评语或是做个等级评定,签字后上交给人力资源部门。这项工作一旦结束,每个人又都回到现实中,没有人再关心那些表格被存档或是去了哪里。上述情形恰恰说明一个问题:长期以来,不少企业对绩效管理在认识上存在着较大的误区,把绩效管理简单等同于绩效考核。
绩效管理与绩效考核虽然只有两字之差,但是涵盖的内容、折射的思想理念等很多方面都存在差别。如果不能正确认识两者的关系,绩效管理的价值无法得到体现,企业也不能通过绩效管理来提高员工绩效、进而提升企业的竞争优势。
一、绩效、绩效考核与绩效管理的概念
绩效分组织绩效和员工个体绩效两个层面,我们在这里侧重研究的是员工个体层面的绩效。目前关于员工绩效的定义主要有三种观点:一种观点认为绩效是结果;另一种观点认为绩效是行为:第三种观点认为绩效包括行为和结果两个方面,行为是达到绩效结果的条件之一。本人认为,在绩效管理的具体实践中,应采用较为宽泛的绩效概念,即对绩效进行管理时,既要考虑投入(行为),也要考虑产出(结果)。因此,绩效的涵义应该包括结果和行为两个方面,即工作中应该做什么和如何做。
绩效考核是依据既定的标准,通过一套正式的结构化制度和系统的方法来评定和测量员工对职务所规定职责的履行程序,以确定其工作成绩的一种管理方法。
绩效管理则是指为了达到组织的目标,通过持续开放的沟通过程,形成组织所期望的利益和产出,并推动团队和个人做出有利于目标达成的行为,即通过持续的沟通和规范化的管理不断提高员工和组织绩效、提高员工能力和素质的过程。
绩效考核有着悠久的历史,在中国,绩效考核的历史可以追溯到三皇五帝时期。《尚书·尧典》里有“纳于大麓,暴风骤雨弗迷”,就是指尧将帝位让给舜之前,对其进行了绩效考核。可见,绩效考核很早就在实践中受到统治者或管理者的重视。在西方工业领域,罗伯特·欧文斯最先于19世纪初将绩效考核引入苏格兰。美国军方于 1813年开始采用绩效考核,美国联邦政府则于1842年开始对政府公务员进行绩效考核。随着经济的发展、管理水平的进步,越来越多的管理者和研究者意识到绩效考核的局限与不足。Spangengerg(1992)认为传统的绩效评估是一个相对独立的系统,通常与组织中的其它背景因素相脱离,如组织目标和战略、组织文化、管理者的承诺和支持等。Nickols在1997年发表了一篇题为《不要设计你们公司的绩效评估体系,去掉它!》的文章。不久Tom Coen和Mary Jenkins写了《废止绩效评估:为什么会发生,用什么代替?》,文中给出许多废止绩效评估,而进行绩效管理的公司实例。使用一种更加科学的方法代替绩效考核成为必然。在这样的背景环境下,绩效管理应运而生,有关绩效管理的学术文章相继出现在各种期刊杂志上。
2.绩效管理是对绩效考核的改进与发展
与绩效考核相比,绩效管理是一个系统,具备管理的五项基本职能,只是在这里被细化成以下几个部分,具体包括:绩效计划、绩效实施、绩效考核、绩效反馈与面谈以及绩效结果的应用。
绩效计划是绩效管理的起点,绩效管理成功与否在很大程度上取决于绩效计划制定的及时性与合理性。在制定绩效计划过程中,管理者与员工根据企业的战略经营计划、本部门目标、员工所在岗位的职责共同分析、探讨员工本年度的工作任务、应达到的程度、衡量的标准以及工作完成的时限,达成共识并签订绩效合约。绩效计划不仅使员工清楚地知道工作的努力方向,而且也将成为绩效考核的指标。
一份好的绩效计划并不代表将来能够形成好的工作绩效。管理者需要对员工绩效进行管理,保证员工沿着计划前进。因此绩效实施也是绩效管理中占用时间最长的一个环节,因为不仅绩效计划能否落实和完成要依赖它,同时它也为绩效考核提供重要的依据。双方都应在此阶段给予充分关注。绩效计划顺利进行的有效手段是绩效沟通,即在计划实施的过程中,管理者与员工既要解决员工在完成指标过程中遇到的问题,同时对由于客观环境或条件的变化导致的异常指标进行合理的调节和完善。
绩效考核工作在整个绩效管理流程中占据较为重要的位置,前期的铺垫在这一环节得到结果性的呈现。双方依据绩效合约、在工作中的实际表现对考核期内的员工进行结果考核和工作行为评估。绩效考核讲求用数据和事实说话,因此管理者需要在平时做好证据的收集工作。
绩效管理的过程并不是为绩效考核打出一个分数就结束了,管理者还需要与员工进行一次甚至多次面对面的交谈。通过绩效反馈面谈,双方可实现以下目的:第一,对被考核者的表现达成一致的看法,使员工认识到自己的优点,并指出有待改进的缺点和不足:第二,制订绩效改进计划;第三,协商下一个绩效期间的目标与绩效考核标准。最后,将绩效考核结果做如下应用:薪酬的调整与分配;员工的培训与开发;员工职位的变动;为其它过程提供反馈信息,如人力资源规划、工作分析等。
在管理过程中,管理者做出决策、采取何种方式或手段必然受到其管理思想的束缚。而不同的管理思想有赖于管理者或管理思想家对人性的不同假设。绩效考核的人性观是把人看作经济人,人的主要动机是经济的,即在成本一定的情况下追求个人利益的最大化或在利益一定的情况下追求个人成本的最小化。这种人性观认为员工在没人监督的情况下会尽量少做工作或降低工作质量,而督促员工为企业做贡献的办法就是利用考核,通过考核这个“鞭策”之鞭提高员工的工作绩效。现代的人力资源管理崇尚“以人为本”的管理思想。所谓“以人为本”就是把人当成人,而不是当成任何形式的工具或手段,人是世间的最高价值,人本身就是目的。作为人力资源管理的一个环节,绩效管理恰恰体现了这种思想。人不再是简单地被控制,更多的是信任、授权和被激励。
所谓管理宽度,是指管理环节的个数,用以评价管理程序上的完整性。如上面所谈,绩效管理是一个严密的管理体系,由五个环节组成,即管理宽度等于5.同时,绩效管理又处在人力资源管理这根链条上,它与工作分析、人力资源规划、招聘与安置、薪酬与福利、培训开发等环节共同构成人力资源管理内容。对绩效管理整个体系来讲,绩效考核仅仅是冰山一角。要使得绩效考核变得真正有效,任何一个环节都不应忽视。它与其它的四个环节共同组成一个完整的管理链条。
由于绩效考核是绩效管理中连接绩效实施和绩效反馈与面谈的环节,因此,它从绩效实施过程中获得员工实际绩效的证据与事实,同时,绩效考核的结果成为绩效反馈与面谈的主题。显而易见,绩效考核的目的是从其作为绩效管理环节这一角度出发的,即是对照既定的标准、应用适当的方法来评定员工的绩效水平、判断员工的绩效等级,从而使绩效反馈与面谈有针对性。与绩效考核相比,绩效管理的目的是从其作为人力资源管理环节的角度而谈的,它服务于其它环节,从而提升人力资源管理水平。绩效管理的目的主要体现在以下几个方面:为人员的内部供给计划提供较为详尽的信息;为更有效的职位分析提供依据:为员工薪酬调整提供信息;为制定员工培训与开发计划提供依据,并在此基础上帮助员工制定个人职业生涯发展规划,从而实现企业与员工的双赢。
在绩效考核环节,管理者的角色是裁判员;在绩效管理过程中,管理者的身份是多重的,即辅导员+记录员+裁判员。绩效考核是对员工一段时间内绩效的总结,管理者需要综合各个方面给员工的绩效表现做出评价,公平、公正是至关重要的。因此管理者更像裁判员,根据事实客观公正地评价员工的绩效水平。在绩效管理中,管理者除了是裁判员,也是辅导员和记录员。绩效目标制定以后,管理者要做一名辅导员,与员工保持及时、真诚的沟通,持续不断地辅导员工业绩的提升,从而帮助员工实现绩效目标。另外,要想做名合格的判断员,管理者要先扮演好记录员的角色,记录下有关员工绩效表现的细节,形成绩效管理的文档,以作为绩效考核的依据,确保绩效考核有理有据,公平公正。
四、识别绩效管理与绩效考核的意义
通过以上分析比较我们发现,识别绩效管理与绩效考核不仅是人力资源部门人员应当关心的问题,同时鉴于对以下三方带来好处,故应在企业内部全部给予重视。
随着经济的全球化以及信息时代的到来,企业间的竞争日趋激烈。为了提高自己的竞争力和适应能力,许多企业都在探索提高生产力和改善组织绩效的有效途径,组织结构调整、组织裁员、组织扁平化、组织分散化成为当代组织变革的主流趋势。但是上述的手段只能是减少企业成本,并不一定能提高组织绩效。改善组织绩效的有效途径是改善员工个体的行为。通过有效地管理员工绩效,即制定支持组织战略目标的绩效计划、监督辅导绩效计划的实施、对绩效结果的客观考核、通过反馈面谈制订绩效改进计划以及为员工设计职业生涯发展规划,充分调动员工积极性、鼓励创新、进行团队合作的组织文化和工作气氛,从而提高组织的绩效,增强竞争力。
对管理者来说,通过绩效管理而非简单的绩效考核,能够使管理者重视绩效沟通,给予员工更多的关注,而不只是在绩效考核阶段充当一个裁判员的角色。在充分参与绩效计划和绩效沟通的基础上,员工们能亲身感受和体验到绩效管理不是和他们作对,他们因此会少些戒备,多些坦诚,从而减少员工对管理者的抵触情绪,树立管理者的威信。而且,通过有效的沟通,使员工能够向管理者提供真实的信息,坦然面对考核结果,使管理者充分掌握下属情况,为进一步开展工作垫定基础。
绩效管理中的不断激励和反馈,以及提供学习新技能的机会,可以使员工以平和的心态正视个人长短,正确看待物质利益,避免员工过分看重物质结果,而忽视了更为重要的绩效改善目标。同时,员工可以亲自参与绩效管理的各个过程,充分体会到绩效管理对自己的近期和长远发展的作用,从而增加了参与的主动性积极性。